Change is good

" Change is good. You go first "

Dilbert.

Kita sedia menerima bagi menyesuaikan diri mengikut masa, tetapi adakah orang yang kita pengaruhi sanggup menerima yang sama ?

Satu dari cabaran besar sebagai pemimpin adalah bagi mengurus perubahan. Ia mungkin amat payah kerana peralihan didalam organisasi kadangkala mengugat orang yang berkepentingan sama - pekerja, keluarga mereka, pemberi khidmat, kontraktor, peniaga, dan pelanggannya. Cabaran utama kita ialah menyakinkan mereka akan menafaat yang akan diperolehi jika berlakunya perubahan. Dengar juga pandangan mereka, beri peluang mengeluarkan pendapat secara terbuka. Kadangkala bukan mesej yang jadi rintangan; ianya mungkin disebabkan kurangnya mesej. Kita tidak boleh menjamin semua orang akan berasa gembira bagi setiap perubahan. Namun begitu, kita boleh membantu mereka memahami sebab musabab dan bagaimana mereka juga akan mendapat faedahnya. Jika pun tiada nampak faedahnya dengan jelas buat permulaan, sekurangnya kita membantu peralihan ini dengan licin dan berkesan jua, insyaallah.

Managing Change to batik every Thursday

It’s batik wear for civil servants on Thursdays, but Chief Secretary to the Government Tan Sri Mohd Sidek Hassan (second from left) wore a suit and tie instead to the Science, Technology and Innovation Ministry’s monthly assembly in Putrajaya.

Sidek had on Tuesday reminded civil servants of the circular on the batik wear, which was issued by the Public Service Department and signed by director-general Tan Sri Ismail Adam. Science, Technology and Innovation Minister Datuk Seri Dr Jamaludin Jarjis (second from right) and his deputy Datuk Kong Cho Ha (left) adhered to the circular.

From the NST.

Managing Change

" The wave of the future is coming,

and there is no stopping it "

Anne Morrow Lindbergh

MAPPA VIII - PICC Putrajaya

Sebilangan orang menghabiskan sejumlah tenaga yang menakjubkan bagi melawan perubahan. Mereka akan melawan sebarang perubahan dalam proses kerja. Melawan kemajuan teknologi. Melawan sebarang keperluan bagi mempelajari kaedah baru kemahiran bagi menghindar peralihan tumpuan serta pasaran sediada. Mereka melawan sedaya upaya yang termampu hingga akhirnya mengorbankan mata pencarian yang hendak mereka selamatkan.

Perubahan adalah faktor utama jika hendak bertahan lama didalam perkhidmatan atau perniagaan. Kita mesti memujuk orang orang yang kita pimpin agar merasa selamat dengan kedatangan perubahan ini. Tak usah meminta mereka menerima perubahan atas sebab perubahan semata mata dengan membabi buta tanpa tidak perlu mempersoalkannya. Tunjuk mereka akan keberkesanan dan faedah kompetitif yang diperolehi didalam suasana dunia masakini. Mereka tidak boleh memberhentikannya. Pujuk mereka supaya mengamit kedatangan perubahan itu dengan peluang peluang yang dibawa olehnya.

At your service

Over the past year, Pemudah – the high level public-private panel to reform the delivery system – has brought hope to an apparently incorrigible bureaucracy. panel member Westport executive chairman Tan Sri G. Gnanalingam tells R. Nadeswaran and Terence Fernandez why things can only get better in the civil service. IT has been a year since Pemudah’s inception. What have you to say to the skeptics? As you can see, a series of things have already been done. We are announcing a few more of them now, and there will be a lot more in the pipeline. We remain confident that things will change and we will do it. You can see for yourself when you walk into most government departments. Could you outline some of these achievements? You can see some changes in the speed of income tax returns from 30 days to two weeks. Approving work passes for expatriates has also been expedited with a maximum seven days for approvals. The speed in doing business is also very significant. The CCM (Companies Commission of Malaysia) for instance has reduced the time it takes to register a new business from three days to just an hour! So you see, we have plucked the low-lying fruits. Now we will go higher up the tree to pluck the fruits up there! How do 24 people set out to change the mindset of 1.2 million? Changing mindset is not the issue. If you get the system in place, then you create the opportunity to work within the system – not around it! Another way is simply not letting them perform like they did before. To me corruption is the function of time and discretion. If you have the time to delay and the discretion to deliver, then you breed corruption. If the time is shortened and the discretion removed, then you also remove risks of corruption. If you can get your passport in one day as is the case now, who do you want to pay money to, to expedite your application? Those days, one week. If you pay someone you will probably get it in three days! You tell me, who’s going to corrupt people if you can get your passport in one day? We are changing mindsets also by making procedures that are clear and transparent for everybody. We need to cut the gravy train. If we can get local councils to cut time for CF (certificate of fitness) approvals for instance, it would help reduce the instances of those who will take advantage of the flaw in the system. Why did Pemudah succeed when previous initiatives failed? We are blessed to be led by an ex-civil servant. Pak Lah (Prime Minister Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi) is from the system and understands the problems. He wants to attack this on two fronts – he owes the citizens of this country a good delivery system, and he wants the civil service itself to regain its self-respect. As far as I am concerned, I 100% believe in such reasoning and another 100% I believe in is that we have the right team of people in Pemudah to implement these policies and measures. I have to say that the KSN (Chief Secretary to the Government) Tan Sri Mohd Sidek Hassan, Tan Sri Ismail (Adam, director-general of public services) and the KSUs (secretary-generals) … all those guys are quite keen. They themselves are tired of this (negative) image of the civil service of which they are a part of, and they think it is not very difficult to overcome these issues and they should be given the credit for that. As far as I’m concerned the public sector is only a catalyst – they only expedite the decisions that have been made at the top. Like I had said previously, why not give the coffee shops licences for five years, for 10 years…. Why not for life? Then the approving authority will argue that they won’t be able to get revenue … Yes! But they have to be very open-minded about these things. I have dealt with civil servants all my life. I tell you this bunch of people (in Pemudah) are very committed and Pak Lah had done the right thing by extending the KSN for another two years. So we have two very good ingredients – an ex-civil servant leading the government and the right civil servant leading the service. The top is of a different wavelength from the ground. Is there resistance to change (in mindset)? They are so set in their ways. This is a decades’ old system. There is no reluctance at the top level. Absolutely no reluctance! The D-Gs (director-generals), the KSUs, no reluctance whatsoever. The problem is down the line. You mean the ones who are actually dealing with the public? Why? The message does not trickle down to them? They refuse to adhere? We have to get the message to them. That’s why we are publishing notices (in the papers), that’s why the KSN spoke to you, why I am talking to you now! Every citizen is informed and every civil servant is also informed. We owe it to both the citizens and the civil servants. That’s why we are coming up with these advertisements in all papers so that they get the message. Our commitment is to every citizen and civil servant. If we mean it we should just do it! Rehabilitate or terminate? Carrot or stick? Which are more effective? The KSN has demoted top officials even! Down the line is much easier to punish! If you take action against a KSU, for instance, the minister might want him, but the KSN can tell the prime minister: "Look, that guy is not performing, we have to move him". And I don’t think anyone will go against the PM! OK. What are the causes of the decline in our competitiveness? The world is becoming more competitive. There are countries emerging which are becoming more attractive. For example the US is losing to China in production. People are going to China because China is arbitraging on the indices of the world in terms of production. It’s not only Malaysians, you know! People are going to India for IT because Indians are arbitraging on the whole world! As Ismail Adam says, "it’s not business as usual"! We have to become more competitive. And when we become more competitive we find there are more issues – how many work permits can you get, how long does it take to get a licence for this, a licence for that … these are factors which will decide how competitive we are and we should try to improve. Are our protectionist policies part of the reason why we are a less favourable option? What protectionist policies are you talking about? IDR (Iskandar Development Region)? We say "100% all of you come", Eastern Corridor, Northern Corridor, Sabah Corridor … we say "all please come", so who are we protecting? The one’s who want protection are the ones grumbling (not competitive enough). They are screaming their heads off asking for protection! It’s not protection policy. We were never protective! Well, we were protective until now. Protectionism is the first casualty of globalisation. No! Even the last 20 years, what were we protecting? The (national) car? As a businessman yourself, what do you tell your foreign counterparts and partners? I tell them in spite of what you call "protectionist policies" the government was still able to achieve 6% growth. You are optimistic that we will improve on the World Bank’s Doing Business Report from the current 24th place to 10th by the end of the decade. The reason why we have improved is because we have highlighted to the World Bank all the improvements we have made, and they were quite impressed. For example, our infrastructure: in Malaysia we have excellent infrastructure. These are important considerations. I highlighted to them our roads, our ports, airports. We have won awards every year for our infrastructure. We have enough electricity, enough water, enough power, enough communications systems, enough multimedia … what else do you want? But the infrastructure alone is not enough if you don’t have the right systems and people in place to operate the infrastructure. No … when you compare (in this instance), you must compare with say, Thailand. You cannot say Thailand is better than Malaysia in terms of infrastructure … that they are more competitive than me? The Bangladeshi prime minister once said, instead of bringing 500,000 workers to Malaysia, why don’t you just move your factories to Bangladesh? How do we move there, where there is no power, no fax machine, no telecommunications, no roads, no ports ... ? I have a story to tell you: One day I was woken up by a phone call at 2am! The guy was screaming his head off, complaining that he had been waiting two hours to berth his ship. I asked him if he was within the window (i.e. if he was on time) ... and of course he was not. So I asked him, where were you coming from? He said Bangladesh. How long did you wait there? TEN DAYS. And he is screaming his head off over two hours! And I said: "Dey! What’s wrong with you? There you can spend 10 days, here two hours you cannot? That’s the expectation of people. It is the norm to wait for 10 days in Bangladesh, but not two hours here. So, in a way it is an indication that we are so much better than most countries. Now, issues with most MNCs and even local companies concern visas and permits for their foreign workers. But how much of these are the fault of the system and how much of it is the fault of the applicant? Ninety per cent is the system, but of course the applicant is also to blame. This comes down to the middle-man. He wants to squeeze as much as possible, so delay here, delay there unless you pay something … About RM2,000 to RM7,000 (to get a work permit processed). The KSN was shocked when I told him that this is how much it takes to organise visas and permits. But why pay? The private sector also contributed to the rot! Doing business in Malaysia is expensive due to the hidden costs, the various approving agencies, not to mention the existence of agents, rent-seekers and patronage. What is being done to eliminate these unhealthy components which have become part and parcel of our commerce? KSN has said it: "Don’t go to middle men, don’t use touts". That’s why we are encouraging and initiating online payment and online applications to eliminate these middle men. Time is money. As long as the system is not improved, businessmen will be willing to pay the middle-men to expedite business. To me there are three things – timing is one, discretionary powers is one and the third one is, I think it is about time we praise them (the civil servants) so that they are motivated into doing more and being better. What about benefits, the "carrot"? Look at Singapore, the public sector is as attractive as the private sector, so you get the best people in both the private and public sectors. You give graduates and the best brains an option to join the civil service. As far as the administration is concerned, this is being addressed. You must also look at the Key Performance Indicators (KPI), then rewards and punishment will follow. But the system must be clear about everyone’s role, and then there will be no ambiguity. Everyone will know what their responsibilities are. Then he will know his job, but if he still doesn’t want to do it, then murder him! If he doesn’t know, then why murder him? Getting information is among the main issues affecting the public. How do we improve on the disseminating of information? The One Stop Centres (OSC) … the building approval plans … I don’t think you can have a better communications system than that. About 500 civil servants, every MB (mentri besar), half the federal ministers, all the top civil servants were on stage (during the launch of the OSC guidelines booklet) and Pak Lah read it (the policy) out and (Housing and Local Government Minister Datuk Seri) Ong Ka Ting outlined what needs to be done. Pak Lah handed the booklets to all the mentris besar and said don’t blame the postal service … and every District Officer was also given a booklet. That’s why a lot of them are crying now. They have lost their source of income with the establishment of OSCs. The old system: health department, planning department … all can collect. Now only one fellow collects, so there is still resistance to implementing it. You have to remove people-lah. Ismail Adam and Sidek, have moved people, demoted them. Little Napoleons are still the bane of the civil service. How do you suggest we get rid of them when they are acting at the behest of powerful politicians? Little Napoleons do exist but to be fair to the KSUs and the KSN, they need concrete evidence to take action. They need the time, the place, the name of the person and the issue. Until then, it is all hearsay. Like what we told Tan Sri Sidek (in a previous interview), at the Federal level, he will have little problems. In fact you can see the improvements at federal level, IRB, NRD, Immigration. But the problem is at the local level. This is where the big issues are, politicians, warlords … But he has gone down to Ampang, Shah Alam… he has identified the problem areas and is going down to try to improve things hands on... But the question is this: Do we need the chief executive to go down to the ground? They (the civil servants) must realise what it is expected of them to deliver! You see, every chief executive in the world has gone to the floor. And things don’t happen unless the chief executive goes down to the floor. They will do it but if you improve the system, you’ve solved 50% of the problem already, the other 50% is (changing) the people themselves (mindset and/or physically). It’s not as easy as that. You look at some of the poor council heads, even the State Secretary; they’ve got Sidek in their left ear and the MB (mentri besar) in the right! That’s not the issue… That’s the biggest issue! I know! What I am saying is sort out all these things first, and even if that civil servant is an MB appointee (but is) not following the rules, then we remove him. But like you said, remove him but then the guy gets appointed elsewhere … On promotion! Then what’s the point? As far as I’m concerned, removing someone is one issue, what happens to him after is the real issue. We want to resolve an issue. We don’t want to transplant a problem. There’s also no point if the guy replacing him is of the same stock and does the bidding of the politicians. You think Pak Lah does not know what’s going on? He is serious about cleaning up the system, improving it. What do you think Pemudah is all about? We have achieved so much in one year; can you imagine how much more we can achieve by next? Miti (Ministry of International Trade and Industry) should be a benchmark of an excellent service and system, and like we told Tan Sri Sidek (who was Miti secretary-general), the Miti culture must be contagious. This culture must spread to other departments. You know there are seven ex-Miti guys in Pemudah? That’s why I told the Prime Minister: "These are the best civil servants you can ever have". These are the people – the men and women who want to and can change things.

Rebranding for change

WHEN Public Service Department director-general Tan Sri Ismail Adam speaks of a need to "rebrand" his department, he should be careful not to allow a racy bit of marketing jargon to run away with the concept. To "review and refocus" the PSD's "core business", as he put it, makes better sense -- it alludes to the potential benefits of turning the department into a galvanising force in the civil service; "to enhance," as Ismail said, "the capacity of the public sector in human resource and organisational capability". "Rebranding", however, is a different matter. In market-speak, it involves altering the public perception of a product, service or organisation; in this case, presumably, changing the notion that the civil service is a hide-bound tangle of red tape, inefficiency and petty corruption, into the image of a dynamic, clued-in, conscientious and efficient, eager-to-please public sector.

We would certainly wish the PSD D-G the best of luck with helping generate what the prime minister expressed to an assembly of civil servants at the National Institute of Public Administration on Monday as the need to "give the people one service, one delivery and no wrong-door policy". But it should be borne in mind that such a "rebranding" can only be the natural consequence of the upgraded performance and capabilities Ismail is calling for from the civil service. It grows from the ground up, with improved service and delivery, and is not sprayed from above with slogans and catch-phrases.

Ostensibly dispassionate analyses such as Malaysia's rankings in the Switzerland-based Institute of Management Development's assessments of "world competitiveness" might go some way towards offering an objective appraisal of the country's track record: 6th in the world for "economic performance" (among countries with populations over 20 million); 4th in "business efficiency"; 10th for "infrastructure"; 8th in overall "competitiveness", etc. But such positive generalisations can seem far removed indeed from the negative sentiments arising at the counter level, if the public sector's service to the public falters in meeting expectations.

Such expectations have risen steeply in the more than four years since the present administration took office -- the need for a better, brighter, more efficient and "Malaysian" civil service has stayed firmly on the agenda. There has been much improvement, certainly in counter services. But the urgency with which the 8,000 public officers at Intan this week were addressed by their bosses clearly emphasises how much more needs to be done.

From NST: editorial 30.01.2008

Majlis Perdana Perkhidmatan Awam ke 8

Kerajaan Malaysia keenam paling cekap di dunia

PUTRAJAYA 28 Jan. – Kecekapan kerajaan Malaysia semakin meningkat dan kini diletakkan sebagai yang keenam terbaik di dunia, kata Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi. Perdana Menteri yang memetik laporan World Competitiveness Year Book yang dikeluarkan oleh IMD, sebuah institusi pengajian perniagaan terkemuka berpejabat di Switzerland, berkata, dari segi kecekapan Malaysia yang tergolong dalam kategori negara mempunyai lebih 20 juta penduduk mengatasi United Kingdom, Jerman, Thailand, Sepanyol, Jepun, Rusia dan Perancis.‘‘Di atas kita ialah China, Kanada, Amerika Syarikat, India dan Taiwan.

‘‘Bukan kita hendak bohong rakyat kerana kalau bohong, tidak lamalah kerajaan yang sedia ada ini lingkup. Jadi, tak usah fikir pasal gagal... kita tiada pilihan melainkan berjaya, berjaya, berjaya,” katanya.

Abdullah berkata demikian ketika menyampaikan amanat kepada 3,000 kakitangan awam pada Majlis Perdana Perkhidmatan Awam Kelapan (Mappa VIII) 2008 di sini hari ini.

Majlis itu juga disertai 226 pemimpin korporat daripada sektor swasta dan syarikat milik kerajaan (GLC). Turut hadir ialah Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Mohd. Sidek Hassan.

Dalam ucapan selama 80 minit, Perdana Menteri menyentuh pelbagai isu daripada persaingan ekonomi serantau, isu kecemerlangan dan kualiti, agenda membasmi kemiskinan dan kelancaran pembangunan koridor ekonomi.

Beliau turut memperkatakan pencapaian kerajaan pada tahun 2007 yang beliau sifatkan telah menunjukkan permulaan satu iltizam dan fokus baru bagi perkhidmatan awam.

Menurut Perdana Menteri, setelah beliau bercakap mengenai kedudukan Malaysia dalam laporan Doing Business Bank Dunia pada Mappa tahun lalu, Pasukan Petugas Khas Pemudahcara Perniagaan (Pemudah) telah ditubuhkan.

‘‘Kini sektor awam bersama rakan-rakan sektor swasta dalam Pemudah bertekad dan berusaha untuk menambah baik persekitaran perniagaan negara, lalu melonjakkan kedudukan Malaysia ke tangga ke-10 teratas dalam laporan tersebut pada tahun lalu,” ujarnya.

Beliau berkata, pelbagai kejayaan turut dicapai perkhidmatan awam pada tahun lalu, antaranya penambahbaikan pusat sehenti dan keupayaan kerajaan melaksanakan pelarasan gaji untuk menjadikan sektor awam lebih menarik dan kompetitif.

‘‘Pada tahun lalu, kebanyakan bil bayaran kerajaan kepada pembekal barangan dan perkhidmatan berjaya dibayar dalam tempoh 14 hari. Daripada jumlah ini, 70 peratus daripada bayaran tersebut dilunaskan dalam tempoh tujuh hari.

‘‘Pencapaian ini jelas menunjukkan tahap kemampuan sektor awam,” katanya.

Justeru, Abdullah berkeyakinan penuh pada tahun ini seluruh kakitangan awam bersedia membawa usaha penambahbaikan tersebut ke tahap yang lebih baik.

‘‘Jika tahun 2007 merupakan titik permulaan, 2008 harus menjadi fasa pemerkasaan.

‘‘Mengulangi standard yang sudah dicapai bukan kecemerlangan. Peningkatan dalam standard dan pencapaian, hingga setaraf dengan mereka yang terbaik atau terbilang dalam kelasnya, itulah kecemerlangan,” katanya.

Dalam hubungan ini, Perdana Menteri mengingatkan bahawa negara-negara lain di Asia seperti China, India dan Vietnam tidak ‘berpeluk tubuh’ atau berdiam diri dalam mengejar pembangunan dan penambahbaikan.

Menurut beliau, negara-negara yang sudah membangun pula semakin mantap mempertahankan tahap daya saing masing-masing.

‘‘Oleh itu kita tidak boleh mudah berpuas hati. Sepanjang masa kita harus menokok tambah usaha-usaha yang lepas.

‘‘Kita harus meneruskan usaha sehingga mencapai standard kelas pertama dalam perkhidmatan awam,” katanya.

Abdullah mengingatkan kakitangan awam bahawa sistem penyampaian yang pantas dan cekap akan turut memberi manfaat sampingan termasuk berupaya menangani gejala rasuah.

‘‘Kalau kita lambat dalam membuat keputusan, misalnya, ia boleh mendorong kepada rasuah. Kerana konon nak cepat, mereka bayarlah. Walaupun gejala ini tidak banyak (terjadi) tetapi kita tidak mahu ia berlaku,” katanya.

Abdullah juga memuji sikap kakitangan awam sekarang yang semakin berani tampil membuat laporan kepada Badan Pencegah Rasuah (BPR) apabila mereka ditawarkan rasuah.

‘‘Ini satu sikap yang baik dan mesti diamalkan oleh semua kakitangan awam,” katanya.

Perdana Menteri turut meminta rakyat agar tidak membandingkan Malaysia dengan Singapura yang berbeza dalam semua segi termasuk dalam soal ekonomi.

‘‘Mereka anggur, kita epal... macam mana hendak bandingkan? Tidak boleh,” ujar beliau.

Sehubungan itu, Abdullah meminta kakitangan kerajaan agar jangan mempersia-siakan momentum perubahan penambahbaikan perkhidmatan awam khususnya dalam separuh penggal Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9).

‘‘Malah perhebatkanlah lagi usaha-usaha saudara-saudari supaya impaknya dapat dilihat dan dirasai.

‘‘Bagi tahun 2008, bertindaklah dengan tekun. Kertas-kertas mesyuarat harus mengutamakan tindakan, bukan ‘untuk perhatian’ sahaja.

‘‘Dan setelah berbincang atau bermesyuarat atau berbalas surat, bertindaklah dengan tekun. Biarlah keputusan dan tindakan mendahului kerja- kerja kita,” kata beliau.

Lead us

" Tell me, I'll forget. Show me, I may remember.

But involve me and I'll understand "

Chinese Proverb

Sebagai pemimpin, satu dari kunci utama tanggungjawab adalah untuk menunjuk ajar. Satu daripada cabaran besar mengajar ialah mengingati kembali bagaimana rasanya bila kita menjadi pelajar. Dan satu cara yang paling efektif untuk mendapat kemahiran pembelajaran adalah dengan belajar melakukannya sendiri.

Fikirlah kembali keatas perkembangan bagaimana diri kita membangun selama ini. Walaupun didalam bidang dimana kita mempunyai bakat khusus tersendiri, atau kepakaran unik yang diperolehi, ianya mengambil masa belajar diatas apa pun yang kita perlu tahu, kita sudah banyak melakukan kesilapan dan ia memberikan pengajaran berharga. Orang yang kita pimpin memerlukan peluang yang sama. Janganlah kita sangka mereka juga boleh belajar dengan begitu pantas juga seperti kita perolehi. Jangan disangka jua mereka tidak mempunyai kesilapan. Beri peluang mereka bersama sama didalam proses, dan kita berikan semangat supaya mereka dapat belajar dengan cepat dan mendapatkan kemahiran yang efektif akhirnya.

Pemimpin hendakah efektif

" Power can be taken, but not given. The process of taking is empowerment in itself"

Gloria Steinem

Sebenarnya tidak ada sesiapa pun akan memberikan kita kuasa. Organisasi kita mungkin menaikkan kita ke aras kedudukan tinggi, menganugerahkan gelaran, dan menawarkan peluang bagi membangunan kekuasaan. Semuanya ini adalah sia sia belaka, kecuali, sekiranya kita dapat gunakannya dengan apa yang dikurniakan.

Memang ramai orang didunia ini yang bergelar dan mempunyai banyak gelaran yang hebat hebat tetapi tidak punya pengaruh, dan juga mesti ingat pula ramai juga orang yang tiada darjah dan gelaran, tanpa ada kepimpinan yang formal pula begitu berpengaruh.

Dengan mempunyai pendirian dan keberanian secukupnya untuk berkata kata diatas apa saja prinsip serta kepercayaan kita, kuasa sebenarnya adalah milik kita. Ambil dan gunakannya tanpa gentar. Berasa selamat lah dan sangguplah mengambil risikonya. Redha lah untuk meletakkan diri kita dilandasan apa yang kita yakini. Dengan kekuatan, visi, dan keberanian, kita tetap mendapat pengaruh yang diperlukan bagi menjadi pemimpin yang efektif.

Perhimpunan Bulan Januari 2008 - Pertama buat KP baru.

Buat pagi ini yang bersejarah, perhimpunan pertama tahun ini menyaksikan Ketua Pengarah baru sudah memulakan tugas memberikan ucapan sulung beliau. Ia sepatutnya diadakan kelmarin tetapi ditunda pagi ini kerana Cuti Thaipusam, pertama kali juga dalam sejarah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Putrajaya.

Saya ingin mencatitkan disini tentang apa yang diperkatakan oleh Y.Bhg. Dato' KP didalam ucapan beliau supaya direkodkan disini untuk ingatan serta rujukan kemudian kelak. Diantaranya ;

• Beliau mengingatkan tahun 2010 dimana ianya menjadi kunci utama prestasi pengukuran visi Jabatan menjadi "Worldclass" didalam era beliau. Cabaran amat besar dan memerlukan keyakinan didalam kebolehan semua peringkat kakitangan bagi mencapai taraf sedemikian. Ramai yang bertanya samada Jabatan yakin keatas kemampuan ini. Banyak pihak luar nampak mereka mampu buat dan mengeluarkan hasil yang lebih baik daripada Jabatan ini. Jika demikian adakah JPS relevan dan signifikan pada masa itu.
• Beliau juga menyatakan bahawa sekarang ini adalah era JPS bukan lagi seperti dulu JKR, isu isu alam sekitar seperti penyelesaikan masaalah banjir adalah menjadi kehendak utama pelanggan kita, oleh itu harapan besar sudah dipertanggung jawabkan kepada jabatan untuk mengerakkan program penyelesaiaannya dan menjadikan ianya cabaran hebat jabatan masakini.
  
• Isu memperkemas dan mengutamakan kebajikan sumber manusia jabatan adalah agenda utama, maka Jabatanarah sedang dalam proses mengisikan jawatan jawatan kosong serta membuat perubahan ini. Jika perlu bagi mengerakkan usaha jabatan berkemungkinan juga perlu diambil pegawai pegawai secara kontrak bagi memenuhi dan mengatasi sebarang cabaran.
  
• Empat kriteria penting disebut bagi kenaikan pangkat bagi sesiapa yang layak untuk mengisi jawatan jawatan kosong mengikut keutamaan berikut pertama lulus PTK, kedua Lapuran prestasi dari pihak atasan, ketiga 'peer review' dan keempat kekananan.
  
• Perkara perkara lain yang disebut adalah penubuhan jawatankuasa "exco" Jabatan arah bagi membuat keputusan bersama diperingkat ibupejabat yang terdiri daripada semua JUSA dan 2 Gred54, mengadakan semua ahli Jabatanarah diletakkan diaras 2, menamakan setiap blok bangunan yang menempatkan bahagian bahagian di JPS dan memperkemaskan sistem penyampaian maklumat diIbupejabat.

Membina daya kepimpinan

" I do not believe in circumstances. The people who get on in this world are the people who get up and look for the circumstances they want, and, if they cannot find them, make them "

George Bernard Shaw

'Wajib Circumstances 13 January 2008.. JasaMu dikenang Night at the Legend KL '

Setiap pemimpin mesti melawan semarak api dan menyelesaikan konflik dan krisis. Ini mengambil banyak masa yang berharga. Didalam harapan bantuan melalui telefon, faksimili, e-mail, and pelbagai kemudahan peralatan canggih yang dianggap membantu menjimatkan waktu namun kadangkala benda benda sebeginilah yang memakan banyak masa berharga. Kalau kita tidak memberikan perhatian, hidup ini sentiasa saja dibelenggu dengan gangguan. Kita memerlukan masa secukupnya bagi memikirkan bentuk masa depan dan corak laluan yang ingin dilalui. Kita lah yang mempunyai daya untuk menentukan pilihan apa saja keadaan yang patut kita terima, yang mana boleh kita selesaikan, dan yang mana saja kita hendak bentuk. Secara keseluruhan ia bermakna kita jua mesti membuat keputusan hari ini untuk masa depan, dan mengambil tindakan bagi merealisasikan kejayaan yang kita ingini.

Value Engineering

Do we add value into our planning and design of products ? Is there somebody auditing or reviewing our design for value? Sometimes we are given the budget to complete the task of completing the construction of a building, as long as it is within our target and budget we are done for it, but lets learned from the PM's comments here ;

PM Says Government Looking At Ways Of Reducing Housing Cost

BUTTERWORTH, Jan 19 (Bernama) -- Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi said Saturday the government is looking at the best way of reducing the building cost for houses in the country so that the people can own a house at a reasonable cost.

The Prime Minister said the matter had been discussed by the cabinet and among the methods that were felt appropriate was adopting the prefabrication system.

He said all the building components such as the windows, walls and doors could be mass-produced through the `Industrialised Building System' so that the construction cost would be cheaper.

"With the lower cost, the price of the house or rental can also be reduced and this will certainly not be a burden on the people," he said at the function to hand over house keys for the Pangsapuri Ampang Jajar Public Housing Project (PPR), owned by the Penang State government here.

Abdullah also suggested that house builders in future took into consideration the minimal use of water for toilet bowls to prevent wastage.

He said there should be two types of flushes for the toilet with differing water quantity to avoid excessive wastage when flushing the toilet bowl.

"We need not use up to a gallon of water merely to flush the toilet after urinating. This must be taken into consideration so that we can save on the use of water and water bill.

"The same goes for lighting. We can use bulbs which use little electricity but which are really bright. Some people say the bulb is costly but if they are produced in large quantities, the cost will be cheaper," he said.

The Prime Minister also called on the people to be thrifty in all aspects of life in preparation for the rising cost of goods and services.

He said that among the things that could be done by the people were to reduce the cost of buying food items by planting vegetables around their house and to rear fish in canvasses.

Abdullah also criticised the wastage of food at official functions where the left-overs were discarded whereas many people were in need of food.

The Ampang Jajar PPR project costing RM30.778 million was built on a four-hectare site belonging to the state government and developed by Wilayah Utara Sdn Bhd through funds from the Housing Foundation for the Hardcore Poor.

-- BERNAMA

Kepimpinan baru - Amanat KP

Syukur kita semua warga JPS kerana arus kepimpinan tetap berterusan tanpa putus. Kepimpinan adalah nyawa sesuatu organisasi untuk terus hidup. Kita mestilah berasa amat bangga dan bertuah kerana mendapat seorang pemimpin yang semua kenal, mesra dan prihatin dan amat sangat disenangi dan terlalu ramai menaruh harapan tinggi dan memuji beliau. Kesinambungan kepimpinan ini diteruskan oleh Y. Bhg. Dato' Ir. Hj Ahmad Husaini Hj Sulaiman mulai 16 Disember 2007 hujung tahun lalu. Diblog ini sukacita disejarahkan dengan ucapan tahniah dan harapan kejayaan tinggi jua kepada beliau. Tidak banyak dapat dilakarkan dan ditulis lebih namun pada 14 Januari 2007 lalu beliau sudah memberikan amanat kepada semua mengenai apa yang beliau inginkan..(kalau boleh setiap warga cubalah dapatkan satu salinan Amanat beliau itu untuk di selami dan diperhalusi sedalam dalamnya ibarat rukun negara juga). Seperti juga mana mana pemimpin yang inginkan yang terbaik hasil daripada kepimpinannya, tiada seorang pun pemimpin yang mahu melihat kegagalan dan kehancuran hasil daripada kepimpinannya..diantara lain maksud kata katanya didalam amanat beliau adalah bahawa...'..semua juga adalah rakannya baik didalam atau luar pejabat, dipadang golf, dibowling alley atau dimana saja, namun pena ditangannya membawa tanggungjawab yang tidak mengenal rakan atau taulan yang mana beliau merasakan tanggungjawab beliau sebagai ketua adalah amat berat bagi menentukan Jabatan ini relevan dan memenuhi kehendak pelanggan' 'take it or leave it'...maka mesej beliau amatlah jelas disitu..... Ingatan bagi kita semua pasal kita juga pemimpin..

"Once you have been number one,

you can never be satisfied with less"

Chis Evert

'Being on top is an exhilarating - and scary - place for a leader. There is always someone ready to push you from perch and take your place.

Ironically, you are often most vulnerable when you are most successful. Being on top blinds some leaders. They feel indestructible. As long as you stay alert and keep doing the things that got you to the top in the first place, your chances of staying there are excellent. Don't doze. Losing your superior position would be painful for you. Worse, it would be demoralizing for your team and organization.'

Jasamu diKenang Jua

Pada 13 Januari 2008 warga JPS meraikan satu majlis makan malam "Jasamu diKenang" di Hotel Legend Kuala Lumpur untuk mantan Ketua Pengarah yang bersara pada 15 Disember 2007 tahun lalu. Semua warga menghargai kedatangan beliau dengan ucapan dan stail dia yang tersendiri. Hanya lah dirakamkan diblog ini hari bersejarah tersebut untuk ingatan keatas seorang ketua Jabatan yang amat berjasa membawa kepimpinan yang 'Excellent, Humble dan Dedicated'...motto korporat "Kualiti, Integriti dan Prihatin" adalah sinonim dengan diri beliau. Cuma satu yang tertarik untuk direkod disini sepanjang ucapan beliau yang penuh erti iaitu...diantaranya bermaksud bahawa dengan persaraan satu jawatan tertinggi akan memboleh kan peluang kepada tujuh orang bawahan untuk merasai kenaikan pangkat. Selamat bersara dan maju jaya jua kepada beliau.

Kenangan bersama Y.Bhg Datuk Paduka Ir. Keizrul Abdullah semasa menghadiri the 14th Regional Steering Commitee Meeting IHP for SouthEast Asia and the Pacific pada 14 - 20 October 2006 

di Grand Ayudthaya Hotel, Bangkok, Thailand.

Menginstitusi perkhidmatan awam

Penjawat awam diminta laksana sesuatu dengan penuh yakin: Mohd Sidek

SEKTOR perkhidmatan awam kini dalam proses melangkaui definisi dan menunaikan janji kerajaan ke arah mewujudkan satu perkhidmatan cemerlang berteraskan pelanggan. Enam tugas utama disasarkan untuk tujuan itu tahun ini. Berikut sedutan taklimat Ketua Setiausaha Negara, Tan Sri Mohd Sidek Hassan kepada pengarang media berhubung Komitmen Perkhidmatan Awam 2008 di pejabatnya di Putrajaya, kelmarin. 

MATLAMAT utama perkhidmatan awam tahun ini adalah untuk menginstitusikan satu perkhidmatan berkualiti dalam masa singkat di semua 28 kementerian, lebih 720 agensi dan 144 pihak berkuasa tempatan (PBT) di 13 negeri dan Wilayah Persekutuan.

Secara intipatinya, moto perkhidmatan awam adalah 'Satu Perkhidmatan, Satu Penyampaian '(No Wrong Door Policy). Penekanan dan fokus serta usaha pada 2008 akan berasaskan kepada kejayaan yang dicapai perkhidmatan awam tahun lalu. Komitmen perkhidmatan awam 2008 ini akan didukung oleh inisiatif berikut:

Tugas Pertama: Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, Penguatkuasaan dan Kajian Semula

Untuk mengekalkan budaya berprestasi, akauntabiliti dan ketelusan, tahap penyampaian perkhidmatan awam akan diukur dan dikaitkan kepada indeks prestasi yang diterbitkan dan diaudit secara berkala. Ini termasuk, mengkaji semula dan memperkasakan keupayaan perancangan strategik agensi dalam penyampaian perkhidmatan dan output kepada orang awam dan sektor swasta. Kami akan: 

Melaksanakan piawaian penyampaian perkhidmatan di semua kementerian dan PBT menerusi pengukuran Petunjuk Utama Prestasi (KPI); 

Memantau dan menguatkuasa piawaian penyampaian perkhidmatan menerusi forum sedia ada pada peringkat persekutuan, negeri, daerah dan kerajaan tempatan. Ia termasuk, maklum balas yang dipantau secara terus oleh Pejabat Ketua Setiausaha Negara, di samping pemeriksaan rapi ke atas tahap pematuhan bagi bidang kritikal, serta penggredan agensi oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (Mampu).

Menanda aras dan mempromosi amalan penyampaian perkhidmatan terbaik di kalangan agensi kerajaan dalam memberikan perkhidmatan yang dijanjikan pelanggan.

Tugas Kedua: Mengupayakan anggota perkhidmatan awam dengan sikap betul dan berkemahiran.

Persepsi tradisional bahawa perkhidmatan awam adalah bidang pekerjaan yang berisiko rendah dan ganjaran rendah (low risk-low reward) seharusnya disangkal dalam keadaan daya saing global yang pesat serta keperluan meningkatkan daya saing negara.

Sehubungan itu, pengukuran Indikator Prestasi dan Audit akan dilaksanakan bagi memastikan prestasi berterusan dan tahap disiplin yang tinggi. Disiplin dalam konteks bermaksud akur kepada etika kerja, parameter perundangan dan konsistensi dalam memastikan kualiti perkhidmatan yang disampaikan.
Ia memerlukan pematuhan, merangkumi keseluruhan perkhidmatan awam, dalam mengambil tindakan disiplin yang segera dan menepati masa khasnya, ke atas kakitangan yang melanggar etika kerja, peraturan dan undang-undang.
Tumpuan utama adalah dalam melaksanakan program bagi: 

Menarik dan mengekalkan bakat terbaik dalam perkhidmatan awam tanpa mengira bangsa, jantina dan kepercayaan; 

Mempelbagai penyertaan etnik dalam perkhidmatan awam menerusi proses pengambilan dan program pembangunan kerjaya; dan 

Memastikan kepemimpinan terbaik diberikan perhatian dan ditempatkan ke jawatan yang membolehkan mereka untuk melakukan perubahan positif dan efektif.

Tugas Ketiga: Menambahbaik penyampaian di bahagian hadapan (Frontline Delivery).
Fokus penyampaian bahagian hadapan merangkumi PBT, Pejabat Tanah dan agensi yang aktif berinteraksi dengan pihak awam seperti Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ), Jabatan Pendaftaran Negara (JPN), Jabatan Kastam dan agensi penguatkuasaan.
Prestasi melebihi jangkaan dalam bidang pelajaran, pembangunan modal insan, sekuriti dan perkhidmatan kesihatan. Walaupun penyampaian dalam bidang ini sudah diperakukan pihak awam, perkhidmatan awam harus terus memberikan tahap penyampaian yang cemerlang dari segi minda dan tindakan.
Yang Dipertua PBT akan diberikan latihan untuk mengukuhkan kompetensi mereka dalam perundingan dan konsultasi dengan pihak berkepentingan. Mereka tidak seharusnya hanya memberi arahan dan perintah saja.
Kita akan meletakkan kepemimpinan yang berkesan bagi membolehkan PBT untuk memudah cara kajian semula peraturan dan undang-undang, berinteraksi dan berkomunikasi dengan pihak berkepentingan dan mempunyai sikap yang lebih terbuka terhadap pandangan pihak awam.
Dengan cara ini, kita akan dapat mengurangkan perasaan tidak puas hati di kalangan orang awam.
Dasar 'No Wrong Door Policy' akan dilaksanakan di semua kementerian, agensi dan PBT.
Kita juga akan memastikan perkhidmatan yang cepat dan efektif menerusi proses yang direkayasa, prosedur yang diselaras dan penggunaan sistem ICT dan aplikasi secara lebih efektif, terutama di bidang berikut: 

e-Tanah – dalam proses pelaksanaan projek perintis di Pulau Pinang bagi memudahkan transaksi berkaitan tanah; 

e-Consent – sudah digunakan di beberapa negeri. Sistem ini akan mempercepatkan aplikasi untuk mendapatkan keizinan untuk perpindahan milik dan sewaan tanah; dan 

e-PBT – memberi sokongan kepada operasi Pusat Setempat di PBT menerusi penyerahan (e-Submission), aduan (e-Complaints) dan perisian pengurusan hasil.

Tugas Keempat: Perkhidmatan berkualiti menerusi penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (ICT).

Ini kunci kepada perkhidmatan yang menyeluruh, terutama dalam memberikan reaksi yang efektif kepada pelanggan terhadap permintaan perkhidmatan yang semakin meningkat. Sehubungan itu, penggunaan ICT ini akan diperluaskan secara 'online' dan juga menerusi pembangunan infrastruktur.
Inisiatif utama terhadap tugas ini meliputi:

BLESS (Business Licensing Electronic Support System) – Portal setempat untuk aplikasi lesen perniagaan agar pelanggan tidak lagi perlu hadir secara fizikal di agensi berkaitan;

e-Payments – Akan diperluaskan meliputi transaksi kerajaan melalui perbankan internet dan pembayaran menggunakan kad kredit;

e-Perolehan – Memudahkan proses perolehan dan seterusnya pembayaran kepada kontraktor;

e-Khidmat – Memudahkan pembayaran saman, aplikasi lesen pemandu, bil dan caj taksiran, pertanyaan ke atas status 'insolvency' dan penutupan perniagaan melalui perkhidmatan 'online';

Government SMS Gateway – Menyediakan perkhidmatan meliputi aspek pembayaran dan pertanyaan serta pemberian informasi ke atas kelulusan dan nota peringatan;

e-Lodgement – Memudahkan pendaftaran syarikat dan perniagaan;

e-Kadaster – Mempercepatkan pengeluaran hak milik tetap dan strata;

999 'Satu Negara, Satu Nombor' – Mewujudkan sistem satu nombor bagi semua jenis perkhidmatan kecemasan;

'National Broadband' – Inisiatif ini akan menyediakan infrastruktur bersesuaian bagi menyokong perkhidmatan kepada orang awam dan perniagaan; dan

'National Single Window' – Inisiatif ini akan membolehkan penyerahan dokumen untuk eksport dan import secara lancar.

Tugas Kelima: Usaha ke arah pembasmian kemiskinan:

Di dalam RMK-9, satu daripada komitmen utama kerajaan adalah memastikan pembasmian kemiskinan tegar dan mengurangkan separuh kemiskinan keseluruhan menjelang 2010 dan pada masa sama, mengurangkan kadar kemiskinan keseluruhan menjadi separuh daripada kadar semasa. Usaha ini akan dilaksanakan menerusi program dan inisiatif meliputi pemberian geran sokongan, program latihan dan kaunseling dan perancangan kerjaya.

Kerajaan juga membangunkan program e-Kaseh yang akan memantau kemajuan inisiatif dan program pembasmian kemiskinan yang sedang dilaksanakan. Kerajaan juga akan senantiasa memaklumkan orang ramai mengenai kemajuan program yang dilaksanakan bagi memastikan bahawa objektif disasarkan dapat dicapai dalam tempoh ditetapkan.

Tugas Keenam: Memupuk satu perkongsian efektif dengan pihak berkepentingan:

Sektor swasta adalah rakan kongsi yang efektif seperti yang ditunjukkan oleh pembabitan mereka di dalam Jawatankuasa Pemudahcara Perniagaan (PEMUDAH).
Mereka bersama-sama sektor awam memperkenalkan langkah bertujuan mempertingkatkan serta memudahkan tatacara menjalankan perniagaan di Malaysia. Selain daripada inisiatif yang diperkenalkan oleh PEMUDAH pada 7 Februari tahun lalu, momentum penambahbaikan akan diteruskan tahun ini.
PEMUDAH amat komited untuk meletakkan Malaysia di kalangan 10 negara terbaik di dalam 'World Bank Doing Business Index' berbanding kedudukan semasa iaitu di tangga ke-24. Hasrat ini diharap dapat dicapai dalam masa singkat penambahbaikan berterusan dalam semua aspek persekitaran operasi perniagaan.
Perkhidmatan Awam Malaysia sentiasa menggalakkan semua penjawatnya memiliki sifat sentiasa ingin mendengar apa saja permasalahan dan juga cadangan daripada orang ramai. Sikap 'saya tahu apa yang terbaik untuk anda' haruslah dikikis dan digantikan dengan pendekatan di mana perkhidmatan awam perlu lebih peka terhadap kehendak masyarakat. Amalan tradisi yang mana menekankan pihak kerajaan sebagai pengawal dan swasta sebagai yang dikawal perlu diubah kepada kerjasama erat dan berterusan.
Pembabitan aktif semua pihak berkepentingan di kalangan perkhidmatan awam, sektor swasta, masyarakat sivil dan setiap warga Malaysia akan dapat memastikan kejituan matlamat dan perkongsian hala tuju semua pihak dalam menghadapi cabaran mendatang.
Tahun ini, kita akan menyaksikan usaha berterusan ke arah mewujudkan satu perkhidmatan awam yang lebih telus. Ia memerlukan kerjasama semua pihak. Kerajaan berharap pembabitan proaktif pihak awam untuk memupuk budaya kerjasama dalam proses membuat keputusan. Dengan demikian, akan wujud rasa simpati antara perkhidmatan awam dan orang ramai.
Kerajaan akan menubuhkan satu panel audit menggabungkan sektor awam dan sektor swasta untuk mewujudkan mekanisme pengawalan yang saksama bagi mengelakkan kesalahan tidak disengajakan.
Komitmen utama kerajaan adalah mewujudkan budaya perkhidmatan yang memfokuskan pelanggan berdasarkan ciri berikut iaitu kebolehpercayaan dan kebolehjangkaan, responsif, menepati masa, berbudi bahasa dan cekap dan persekitaran mesra pelanggan.
Kita akan menyemak semula proses dan parameter yang digunakan untuk mengukur prestasi penjawat perkhidmatan awam. Kajian yang lebih tepat dan berkesan akan dilaksanakan untuk memudahkan perancangan, pelaksanaan, pengawasan dan penyemakan semula.
Perkhidmatan awam adalah komited untuk memaklumkan kepada orang awam dan pelanggan mengenai kemajuan yang dicapai. Keutamaan diberikan kepada dialog, maklum balas dan perundingan.
Ketua Jabatan akan menggunakan media secara berterusan bagi menyatakan secara telus pembaharuan dan penambahbaikan yang dilaksanakan bagi meningkatkan penyampaian perkhidmatan awam.
Pegawai kerajaan perlu memenuhi program penurunan kuasa berdasarkan analisis keperluan bagi memastikan pegawai yang mempunyai kemahiran tertentu ditempatkan di tempat bersesuaian dalam perkhidmatan awam.
Sudah pasti ada pihak meragui pendekatan diambil ini. Bagaimanapun, salah satu ciri kecemerlangan ialah melaksanakan sesuatu dengan penuh yakin bahawa kita akan berjaya sekiranya kita benar-benar percaya bahawa kita memiliki keupayaan untuk melaksanakannya.
Pada masa ini, perkhidmatan awam Malaysia terdiri daripada 1.2 juta orang, iaitu nisbah 26 warga negara untuk setiap penjawat awam. Adalah menjadi tanggungjawab setiap rakyat untuk memastikan aset negara ini dapat digerakkan secara berkesan bagi mengekalkan kemajuan, keamanan dan kemakmuran negara.
Negara mengharapkan dan menuntut penyediaan perkhidmatan awam yang cemerlang untuk kebaikan semua dan kita sewajarnya menyahut cabaran ini bersama-sama. Kewujudan kita untuk memberi perkhidmatan kepada orang ramai.
Sehubungan itu, kita sewajarnya memastikan tahap perkhidmatan kita memenuhi harapan pelanggan. Bagi kita dalam perkhidmatan awam, matlamat utama adalah untuk menunaikan janji kita kepada rakyat dan negara.

Cetak artikel  |  Hantar pada kawan