CPE ...... A must have "Reference Guideline".

If you have "Come and join the Q links" you would have visited the "Baldrige Quality Award" web site and get this free references ... 

Criteria for Performance Excellence 

PDF Version 

The 2007 Criteria for Performance Excellence (referred to as the Business/Nonprofit Criteria) is used by businesses and nonprofit organizations. A paper copy of this document will be mailed if requested from nqp@nist.gov or by calling (301) 975- 2036.

 

The Baldrige Criteria for Performance Excellence provide a systems perspective for understanding performance management. They reflect validated, leading-edge management practices against which an organization can measure itself. With their acceptance nationally and internationally as the model for performance excellence, the Criteria represent a common language for communication among organizations for sharing best practices. The Criteria are also the basis for the Malcolm Baldrige National Quality Award process. Optional Baldrige Application Self-Analysis Worksheet MS Word Version 

This optional worksheet can be used in conjunction with the Baldrige Criteria for Performance Excellence to accelerate your improvement journey by doing simple self-analysis, after responding to the Criteria questions. Use this worksheet to identify your own strengths and opportunities for improvement and to establish goals and action plans. 

Plan Your Work and Work Your Plan

Today is Monday again..."Black Monday?" Its 2nd week with the doQ Job....mind boggling !!!!

Let's answer our 4 W's and 1 H on this endeavor for Q:

1.  WHAT ?

Our Q program and everyone's own commitment in BSGE.

2. WHY ?

You asked for it, we love quality, we want BSGE to be world class organization money cant buy.

3. WHERE ?

Our office under one roof of BSGE, all units all floors and all staff are to be involved.

4. WHEN ?

Now, anytime and all the time Q..... well ! do it in our Qtime as required on every Friday for CPE hours of 2 each time, 4 times a week, every week on end till we are world class 2010.

5. HOW ?

Every one of us has a unit, lead by your Unit head who is also the Team Manager for the Category being assigned to lead and to PDCA.. Be with the leader and follow the Q Program.. and we all will be alright.

Carta Pengurusan Kualiti- JK Petugas Q bagi BSGE

Hari ni Ahad 25 November, 2007 sudah genap seminggu saya menulis di blog ni sejak saya mulakan pada November 18 hari Ahad lalu. Saya bangga juga didalam waktu singkat saya sudah dapat menyiapkan perkara berikut :

• Senarai tugas "doQ" desk officer Quality.
• Membaca dan memikirkan satu Model CPE berdasarkan Baldrige Quality Award untuk BSGE.
• Menyiapkan Model CPE tersebut untuk diterima dan digunapakai BSGE.
• Menyiapkan Carta Organisasi Jawatankuasa Petugas Q berdasarkan model tersebut untuk diterima dan digunakan.

Saya memohon sekiranya ada komen atau perkara perkara yang hendak diulaskan, janganlah menunggu saat apabila ianya di terima dan diluluskan.. Janganlah kita membudayakan sikap apabila pentas siap pada masa itulah juga penukul dan pahat berbunyi ! 

Semoga cadangan ini akan terus berjaya dan dapat digerakkan program Q di BSGE dalam masa terdekat jua.

What's up doQ.

Kerangka Model CPE bagi BSGE

Didalam membentuk model CPE bagi BSGE kita mestilah melihatnya dari perspektif dimana BSGE itu beroperasi. Marilah kita menghayati sedalam dalamnya kerangka (rajah diatas) yang saya fikirkan dan gubalkan ini; saya tulis mengikut "structured form" seperti berikut :

• Kita semua bekerja secara serumpun dibawah naungan (bumbung) BSGE sebagai organisasi yang mempunyai Persekitaran, hubungan kerja diantara kita serta pelanggan dan mengharungi Cabaran cabaran organisasi kita sendiri.
• Pemimpin Utama (Kategori 1) akan memimpin Organisasi ini, beliaulah akan menentukan 'regime', halatuju melalui arahan arahan dll dan menjanakan persekitaran kerja BSGE.
• Dengan bantuan Perancangan Strategi (Kategori 2) dan Fokas Pelanggan (Kategori 3) membentuk "Segitiga Kepimpinan" barulah arah pencapaian matlamat dapat dijalankan.
• Didalam menjana kerja harian BSGE usaha usaha harus digerakkan melalui "Segitiga Hasil dan keputusan" iadibentuk melalui fokas dayakerja (Kategori 5) dan Pengurusan Proses (Kategori 6). Manakala hasil (Kategori 7) akan menunjukkan pencapaian output samada berkualiti atau sebaliknya.
• Usaha kearah penambahbaikan mestilah bertapak diatas fakta atau hasil Pengukuran, analisisnya dan berpaksi kepada Ilmu Pengetahuan (Kategori 4).

Semua staff bekerja dibawah bumbung BSGE dan tidak ada pengecualian didalam usaha menambah baik pekerjaan kita. Saya mencadangkan usaha kualiti ini dibahagikan dan dipimpin oleh ketua Unit bagi setiap Kategori kategori seperti didalam rajah... Saya akan menyenaraikan "Pros and Cons" dan mengulasnya seperti berikut :

1.  Kepimpinan (PSGE)

Pengarah dibantu oleh " Ahlinya didalam segitiga kepimpinan".

2.  Perancangan Strategik(Unit Struktur)

Unit Struktur yang dipimpin oleh TP(US), usaha Perancang Strategik sudah lama dimulakan oleh beliau.

3.  Fokas Pelanggan (Unit Geoteknikal)

Unit Geoteknikal diketuai oleh TP(UG), diantara "segitiga kepimpinan" dan TP(UG) adalah lebih sesuai.

4. Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Pengetahuan (Unit Empangan)

Unit Empangan diketuai oleh J54, Unit ini sudah lama dan mempunyai kapasiti didalam kategori ini memandangkan terdapat usaha pengukuran, analisis dan memimpin teknologi IT di BSGE.

5.  Dayakerja (Unit Bangunan)

Diketuai oleh KPPK(UB) dan seluruh anggota Unit Bangunan. Sudah mempunyai rekod mengendalikan suasana pejabat yang kondusif, dan menjadi urusetia Pembangunan Sumber Manusia serta latihan.

6. Proses Kerja (Unit Hidrolik)

Diketuai oleh KPPK(Hidrolik) dan seluruh anggota unit Hidrolik. Beliau sudah lama diBSGE dan mempunyai banyak pengalaman berguna didalam proses proses kerja yang amat berguna bagi tujuan ini.

7. Hasil dan Keputusan (Unit Teknologi Bahan Binaan)

  Diketuai oleh KPP(UTBB) dan anggota unit. Beliau akan menjadi urusetia didalam mendapatkan hasil atau keputusan oleh semua kategori.

Rather better CPE than TQM Model

Pagi ni TP(US) sampai awal, saya minum bersama beliau dan sempat beliau menanyakan mengenai model TQM dan meminta digerakkan aktiviti Q Time ini. Ok lah memang ditugaskan dan saya cuba menyediakan kerangka model tersebut dan akan membentangkannya untuk keputusan pihak atasan bagi melantik Petugas Petugas Q nanti.

Walaupun konsep Pengurusan Kualiti menyeluruh (TQM) adalah matlamat kita semua, saya lebih mirip mengerakkan CPE supaya lebih realistik. CPE "Criteria for Performance Excellence" Model daripada Baldrige Quality Program ini adalah platform untuk kita ambil sebagai asas model BSGE..Bagi mengerakkan QTime semua staff hendak lah melalui "CPE hours" yang perlu ada...

Didalam citeria ini terdapat tujuh (7) kategori yang perlu ada, dan saya mencadangkan bagi setiap kategori tersebut dilantik seorang pegawai petugas bagi memandu kearah pencapaian matlamatnya. Ini akan membentuk satu JK Pemandu Q bagi BSGE. Disenaraikan cadangan ** model CPE tersebut seperti berikut :

1. Kepimpinan (Leadership)............PSGE
2. Perancangan Strategik (Strategik Planning)......TP(US)
3. Fokas Pelanggan (Customer & Market Focus)....TP(UG)
4. Pengukuran, Menganalisis, dan Pengurusan Pengetahuan (Measurement, Analysis, and Knowledge Management) ......TP(UE)
5. Fokas Sumber Tenaga Kerja.(Workforce focus).....KPPK(UB)
6. Pengurusan Proses (Proses Management)....KPPK(UH)
7. Keputusan (Results).....KPP(UTBB)

** Adalah cadangan untuk perhatian dan semua ini bergantung diatas persetujuan dan kelulusan nanti.

Mind Boggling doQ job.

Kita di BSGE memerlukan satu kerangka Model TQM. Samada dibina baru atau menerima pakai yang terdahulu jika ada. Saya ada meminta rakan rakan yang lama diBSGE memberikan maklumat tapi tiada maklumbalas positif diterima. Dalam mesyuarat terdahulu TP(US) mencadangkan kita merangka TQM Model yang baru saja. Walaupun demikian saya masih mengalukan feedback daripada semua staff terutama yang mengangotai Jawatan Petugas Q terdahulu. Hasil usaha mereka perlu di ambil kira juga memandangkan usaha dan masa sudah dilaburkan. Jika tiada apa nak kita harapkan cuma menyediakan yang baru. Saya juga akan mengambil masa meninjau dan meneliti fail fail yang berkaitan jika ada.

Saya meminta semua staff to " Come and joint the Q" links, terdapat maklumat yang ada kaitan bagi kita belajar dan memahami konsep kualiti dan berusaha memahaminya didalam kita hendak mencapai kecemerlangan dialam usaha menjana kualiti kerja seharian.

Saya merujuk "Baldrige Quality Award" dimana kita akan mengambil rujukan didalam "criteria for performance excellence" didalam merangka model TQM bagi BSGE ini.. bacalah dan ulaslah dan jangan nak tunggu mesyuarat dan seminar yang entah bila ..

Tugasan sebagai doQ (desk officer Quality)

Semalam saya mencatatkan mengenai arahan supaya saya menjalankan tugas doQ (desk officer Quality). Mungkin saya layak untuk menghidu dan cepat mengetahui pengerakan dan kelemahan kita semua..tapi ini dah arahan dan saya tetap akur. Petikan semalam tu di tulis sebagai perenggan mesyuarat dan hari ini saya ingin memperincikan ..Let's look it in a "Structured form". Disenaraikan tugas tugas secara berikut:

1. Menyelaras semua Program Q.
2. Menyenaraikan semua program-program Q yang perlu mengikut TQM model.
3. Menyediakan Carta Pengurusan dan Pelaksanaannya.
4. Memantau melalui mesyuarat dan Laporan Q bahagian.
5. Mengerakkan program KMK BSGE secara langsung.
6. Menjalankan tugas Urusetia Harta Intelek JPS Malaysia.

Wah...ada 6; kalau satu perlu 10% masa bagi memenuhi SKT tahunan, maka perlu ada 60% masa keseluruhan SKT. Ini akan dibuat dalam masa 1 bulan sebelum mula 2008 ini.

Bagi mengerakkan program Q, semua lapisan staff BSGE akan terlibat dan dilaksanakan didalam Program "QTime" masing masing. Bagi tujuan tersebut mesyuarat bersetuju bahawa Kalendar Aktiviti QTime ini dirancang dan dipantau jua dan seorang pegawai J41 akan dilantik bagi menyelaras program ini dan beliau yang dilantik akan membantu saya juga. Jika ada pegawai yang berminat bolehlah berhubung dengan saya.

Pelantikan “ Desk Officer ”sebagai Penyelaras Q bagi BSGE.

Melalui blog ini disertakan satu petikan maklumbalas mesyuarat pembangunan BSGE Bil.07/2007 pada 14 Nov, 2007 untuk makluman semua staff :

"KPPK(Ferdaos) telah dilantik sebagai Desk Officer untuk menyelaras semua program Q. Beliau akan menyenaraikan program-program Q yang perlu dilaksanakan mengikut saranan Kerajaan dalam pelaksanaan TQM, menyediakan carta pengurusan dan perlaksanaannya, memantau, mengendalikan mesyuarat dan menyediakan laporan Q untuk Bahagian. KPPK(Ferdaos) terlibat secara langsung dalam menggerakkan KMK dan pastikan pasukan KMK BSGE bergerak lancar.

KPPK(Ferdaos) telah sediakan maklumat/garispanduan Dasar Harta Intelek serta Skop dan Peranan Jawatankuasa Harta Intelek JPS. Berkaitan Prosidur Permohonan Paten perlu dapatkan maklumat terkini daripada SIRIM sebagai agen paten dan dimasukkan dalam maklumat/garispanduan ini.

KPPK(Ferdaos) juga dikehendaki menguruskan permohonan paten produk-produk inovasi JPS."

Diatas arahan tersebut, saya akur dan menerima arahan tersebut dan akan memulakan tugas ini dengan penuh keyakinan bahawa semua peringkat staff akan memberikan kerjasama agar ianya akan mencapai matlamat jua bagi kebaikan dan faedah bersama. Saya mengalu alukan ulasan serta komen awal tuan tuan sebelum saya membuat ulasan secara detail mengenai modus operandi bagi melaksanakan tugas yang diamanahkan ini.

November 18 - Hari ini dalam sejarah

November 18 adalah harijadi ku. Bersamaan 50 tahun Malaysia merdeka begitulah umurku sekarang. "Happy Birthday to me". Hari minggu begini adalah masa sedikit merenung segala pencapaian, kekurangan dan kelemahan, biarlah ini semua aku sendiri rasai dan simpan didalam benak sanubari ku. Kita hidup sebagai manusia biasa dengan keluarga, masyarakat dan semua rakan dikeliling kita, lamanya di pejabat selama 8 jam sehari. 

Didalam menjalankan aktiviti harian segala macam urusan hendak disiapkan dengan membawa bermacam macam perasaan suka, duka, marah, dengki, geram, kesal, hina, lapar, kenyang dan segalanya. Kita adalah satu sistem diri yang perlu ditadbirkan oleh diri kita sendiri. Bertambah mencabar pula apabila kita mengharungi sistem organisasi dimana kita bekerja setiap hari, sistem ini pun ada perasaan serta protokolnya. Suasana kerja yang kondusif, bersih, nyaman dan sesuai adalah amat perlu. Hubungan kerja dengan semua penjawat samada orang bawahan dan atasan didalam apa jua keadaan suka dan duka perlu mesra sentiasa, faham memahami dan sentiasa waras.."jangan marahkan nyamuk kelambu dibakar", "disebabkan nila setitik habis rosak susu sebelanga".

"The bos factor" ..jangan ingkar perintah ! Suka atau tidak, jangan mengundang bencana.. Kepimpin sesuatu organisasi adalah tunggak utama dimana "regime" atau arah tujunya hendak dibawa. Seseorang yang dilantik sebagai pemimpin sepatutnya ada ciri ciri terbaik untuk memimpin sesuatu organisasi, dan sesuatu organisasi unggul tidak akan merekodkan sebarang bantahan pun didalam apa jua keputusan dan arahan daripada pemimpinnya.

Banyak lagi isu isu berkaitan undang undang seperti Arahan Perkhidmatan, Pekeliling Pekeliling dan Garis garis panduan yang perlu difahami dan diikuti didalam menjalankan tugas tugas harian, jika ditulis agaknya terlalu panjang.

Teknologi ICT telah menyumbang banyak faedah didalam mempertingkatkan kualiti dan produktiviti kerja, namum kita tidak boleh berbangga dengan banyaknya komputer dan adanya halaman web sahaja. Adalah difahami halaman halaman web kebanyakannya walaupun ada tetapi dah luntur tidak dapat dimanafaatkan kerana tidak mesra penguna, "not up todate" dan kaku.

Hari ini adalah sejarah bagi saya bukan pasal harijadi tetapi kerana saya tekad membuka satu ruang blog untuk kebaikan dan menafaat staff BSGE semua peringkat atasan dan bawahan diatas faktor faktor berikut ;

1. Kita tidak punya banyak masa, wang dan mengharapkan ruang ruang bermesyuarat, seminar atau majlis majlis khas sahaja bagi mengeluarkan sesuatu isu atau perkara perkara untuk makluman dan perhatian semua.
2. Tiada had masa bagi pembacaan dan ulasan; staff boleh memikirkan masa yang sesuai untuk mengetahui sesuatu maklumat dipejabat atau dimana saja.
3. Kita juga boleh memberi ulasan melalui post didalam blog atau email secara terus, tanpa menggangu sesiapa
4. Mengurangkan kos, mempercepatkan urusan, mempertingkatkan produktiviti dan kualiti hasil kerja.

Saya berharap dengan adanya ruang blog saya ini dapatlah membantu BSGE didalam usaha penambahbaikan kearah membudayakan kecemerlangan produtiviti dan kualiti kerja seterusnya.